لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
فرمت فایل word و قابل ویرایش و پرینت
تعداد صفحات: 1
اصلاح سیستم ها و روش ها1ـ اهمیت و ضرورت موضوع:
اهمیت و نقش اصلاح و بهبود روشها در نظام اداری انکار ناپذیر است. هماکنون به خوبی مشهود است که سازمانهای ما در تحقق اهدافشان چنانکه باید موفق نیستند در حالیکه به لحاظ منابع و امکانات نه تنها کمبودی نیست بلکه اغلب، منابع به هدر میرود.
بررسی مطالعات محققین و تجارب مدیران موفق در کشورهای پیشرفته و یا در حال توسعه مبین آنست که اصلاح و تجدیدنظر مستمر در سیستم ها و روشهای انجام کار با توجه به پیشرفت علوم و فنآوری امری اجتنابناپذیر است چرا که در غیراینصورت سیستم پاسخگوی نیازهای جامعه نبوده و محکوم به زوال خواهد بود. سیستمها و روشهای انجام کار از جمله عوامل نرمافزاری بهرهوری هستند که در اثر بهبود و اصلاح مستمر قابلیت انطباق با تغییرات محیط را در سازمانها امکانپذیر نموده و آن را در مقابله با مشکلات اجرایی یاری مینمایند.
در مجموع تأثیر مستقیم اصلاح و بهبود سیستمها و روشها در بهبود عملکرد و فعالیتهای دستگاهها بهگونهای است که در صورت غفلت و کم توجهی امکان استفاده از توانمندیهای موجود به حداقل ممکن تقلیل یافته و عملاً منجر به عقبافتادگی نظام اداری کشور میگردد، کما اینکه مقایسه فاصله ایجاد شده ما بین نظام اداری موجود سیستم های اداری پیشرفته و یا حتی در حال توسعه متأسفانه مبین نگاه سطحی ما به این مهم است حال آنکه نیروی انسانی و منابع و امکانات بالقوه کشور کاملاً پاسخگوی این امر خواهد بود تنها چنانچه خواست و اراده راستین مدیریت عالی دستگاهها و توان بالفعل اجرای ان با هماهنگی لازم به مرحله بروز و ظهور برسد.
سیستم ها و روشها در قانون استخدام کشوری سال 1345
ـ بند ب ماده 104 قانون استخدام کشوری در زمینه امور تشکیلاتی و روشها و تشریفات زائد اداری
ـ قسمت 4 بند ب ماده 104 قانون استخدام کشوری درخصوص بررسی و تهیه پیشنهاد درباره حذف تشریفات زائد به منظور تسهیل و بهبود جریان کارها
سیستم ها و روشها در قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران
ماده 1 فصل اول درخصوص اصلاح ساختار اداری مدیریت که مقرر میدارد:
بهمنظور تصحیح، بهسازی و اصلاح نظام اداری در ابعاد نظام اداری تشکیلات، سازماندهی و ساختار اداره امور کشور، کاهش تصدی های دولت ، سیستم ها و روشها، مدیریت منابع انسانی، مقررات و (آئیننامهها و دستورالعملها) و افزایش بهرهوری دستگاههای اجرایی، شورای عالی اداری با ترکیب، صلاحیتها، وظایف و اختیارات پیشبینیشده تشکیل میگردد.
بند 6 قسمت ب ماده 1 (فصل اول):
ـ اصلاح و مهندسی مجدد سیستمها و روشها و رویههای مورد عمل در دستگاههای اجرایی کشور با گرایش سادهسازی مراحل انجام کار، خودکارسازی و کاهش میزان ارتباط کارمندان با مراجعهکنندگان ، افزایش رضایت مراجعان ، کاهش هزینههای اداری و اقتصادی نمودن فعالیتها
بند 5ـ4ـ اصلاح روشها و فنآوری اطلاعات (برنامه تحول نظام اداری ـ برنامه سوم توسعه و برنامه تحول نظام اداری):
آموزش فنون اداری و مستندسازی روشهای انجام کار و اصلاح و اطلاعرسانی نحوه انجام آنها در دستور کار دستگاههای اجرایی قرار گرفته است. در طول سه سال گذشته در تعداد زیادی دستگاههای اجرایی نسبت به مهندسی مجدد روشهای انجام کار و بهینهسازی آنها و استقرار نظام مناسب اطلاعرسانی نحوة ارائه خدمات دولتی اقدامات اولیه شروع شده و این اقدامات در عرصههایی مانند صنعت بازرگانی و حمل و نقل نتایج خوبی داشته. در این رابطه طرح نظام اطلاعرسانی نحوة ارائه خدمات دستگاههای دولتی تصویب و به دستگاهها ابلاغ شده است. ضمناً طرح سادهسازی، تسریع، تسهیل و تصحیح ارتباطات و همچنین استانداردنمودن فرآیندها و روشهای عمومی انجام کار در دستگاههای اجرایی به تصویب شورای عالی اداری رسیده است.
بند 10 قسمت ب ماده 1
ـ تصویب ضوابط ناظر بر بهرهبرداری مطلوب از فضاهای اداری و جابجائی و تأمین ساختمانهای اداری
ماده 89ـ قانون تنظیمی بخشی از مقررات مالی دولت
بند ب ـ حق استفاده از ساختمانهای مازاد بر نیاز دستگاههای وابسته به وزارتخانهها، مؤسسات و سازمانهای دولتی درمرکز به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور و تصویب هیأت وزیران در استانها به پیشنهاد استاندار با رئیس سازمان مدیریت و برنامهریزی استان و تصویب شورای برنامهریزی بلاعوض به دستگاههای دولتی نیازمند واگذار گردد.
بند 2ـ1ـ3ـ راهبرد اصلی، اصلاح ساختارها ـ رویکرد اصلی بهبود مستمر و مهندسی مجدد فرآیندها:
روش عمومی و به تعبیری رویکرد اصلی، مهندسی مجدد این فرآیندها و طی مراحل به صورت تدریجی است که شامل موارد زیر خواهد بود:
ـ مقرراتزدایی و تسهیل فعالیتهای معطوف به تأمین اشتغال
ـ روشمندکردن علمی فعالیتها و تجهیز آنها به فنآوری اطلاعات و ارتباطات
ـ اصلاح یا وضع قوانین و مقررات جدید برای تأمین اصول سه گانه حاکم بر فعالیتهای اقتصادی
4ـ2ـ سیستمها و روشها در برنامه تحول اداری: ششمین طرح در برنامه تحول اداری به اصلاح فرآیندها، روشهای انجام کار و فنآوری اداری اختصاص یافته است که سیاستهای اجرایی آن بشرح ذیل میباشد:
ـ نظامهای مکانیزه در دستگاههای اجرایی با هدف تسریع، تسهیل، دقت و ارتقای سطح کیفیت طراحی و توسعه یابد و به تدریج، رویهها و شیوههای انجام کار خود کار گردد.
ـ نظم و انضباط اداری در رفتار وعملکرد مقامات، مدیران و کارکنان دستگاههای دولتی تقویت گردد و دستگاههای اجرایی کشور با توجه به این معیار و سایر معیارهای پیشگفته، مورد ارزیابی قرار گیرند.
ـ استفاده و بکارگیری فنون و روشهای نوین در دستگاههای دولتی با اولویت پیگیری شود و برای ترغیب دستگاههای دولتی نسبت به اینگونه اقدمات، سازوکارهای تشویقی و انگیزشی لازم پیشبینی شود.
ـ برای تحول در نظام اداری کشور از دیدگاهها و تجربیات متخصصان داخل و خارج استفاده گردد و تجربههای موفق کشورها اخذ، منتشر و موارد مطلوب و مناسب، مورد بهرهبرداری قرار گیرد.
ـ چالشهای موجود:
ـ روشها و رویههای موجود عموماً قدیمی بوده و مدت زیادی از طراحی آنها میگذرد . در این مدت تلاش برای ایجاد هماهنگی بین روشهای انجام کار متناسب با تحولات اجتماعی، نیازهای مردم و ضرورت تسریع در انجام امور کمتر صورت گرفته است.
ـ به رغم تلاش سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور در راستای مأموریتهای شورای عالی اداری، بهبود روشهای عمومی و مشترک منجر به نتایج مورد نظر نگردیده است و به تبع آن تلاش برای بهبود روشهای اختصاصی نیز بعضاً با مقاومت دستگاهها روبرو شده است.
ـ کارکنان دستگاههای اجرایی با روشها و رویههای موجود و نیز به صورت کامل آشنایی نداشته و آموزشهای لازم را برای اجرای صحیح و آنها قرار نگرفتهاند. ضمن اینکه این روشها مضبوط و مدون هم نیست.
ـ توسعه فنآوری اداری و استفاده از فنآوری اداری از منطق مشخصی تبعیت نمیکند و در توسعه و ترویج آنها دیدگاه هزینه ـ منفعت حاکم نیست.
ـ مفهوم اصلاحات و تحول در نظام اداری کمتر به بخش فنآوری (روشها ـ رویهها) تسری پیدا کرده و علم تحول و اصلاح در این بخش دیگر قسمتهای نظام اداری را به شدت متأثر نموده است.
ـ با توجه به تأکید مستمر در مورد کاستن از حجم تصدی دولت، لغو و کاهش انحصارات دولتی و واگذاری امور به بخش غیردولتی، ضرورت بازنگری در فنآوری انجام کارها شدیداً احساس میگردد که با توجه به مقاومت طبیعی کارکنان و مدیران در این موارد، روشها و رویههای مورد عمل نیز به شدت مورد دفاع قرار میگیرد و هرگونه تغییر در این موارد با مقاومت شدید مواجه میشود.
ـ کمبود کارشناسان و متخصصین کارآمد در مباحث اصلاح و بهبود روشها، عدم پرداختن مراکز آموزش کارکنان دولت و نیز مراکز آموزش عالی به آموزشهای خاص روشها و سیستمها و اندک بودن سهم دروس مربوطه به بخش (همچون تجزیه و تحلیل سیستمها، مهندسی سیستم، پژوهش عملیاتی و ...) در آموزشهای علوم اداری و مدیریت، موجب رکود و توقف اقدامات اصلاحی در این بخش گردیده است.
ـ روشها و رویههای مورد عمل دستگاههای اجرایی به هیچ وجه پاسخگوی نیازهای واقعی مردم نبوده و در این روشها و رویهها توجه به سازمان بعنون اصل مطرح است و هرگونه تغییر در این موارد قبل از آنکه حل مشکلات مردم را توجه نماید به حفظ منافع و مصالح سازمانها اندیشیده است.
ـ حجم وسیع قوانین و مقررات و تغییرات سریع در آنها موجب کم توجهی به طراحی و برقرای نظامهای اجرایی مربوط به آنها گردیده و بسیاری از قوانین و مقررات علیرغم اینکه در متن خود مشکلات مردم را توجه قرار دادهاند بدلیل فقدان روشهای اجرایی مناسب برای آنها به اهداف خود نرسیدهاند.
ـ تراکم بیش از حد امور جاری و گرفتاری کارکنان و مدیران در جوابگویی به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به اصلاح روشها بازداشته و کم کم ناکارآمدی این روشها برای مجریان و مردم امری عادی و قابل قبول شده است.
ـ در برخی موارد همانند استفاده از رایانه و فنآوری نوین نیز که امکان تحول و تغییر در روشهای انجام کار را میتوانست فراهم نماید فقدان سیاستگذاری و نظارت لازم از طرف مراجع ذیربط منجر به توسعه بیرویه و پرهزینه اینگونه موارد گردیده و کارآمدی لازم نیز کمتر حاصل شده است.
ـ روشهای اجرایی و آئیننامهها متناسب با قوانین و مقررات موضوعه نبوده ومجموعه این سازوکارها در جهت حل مشکلات مردم نمیباشد.
نقاط قوت:
ـ قانونگرایی و توجه به قانونمندی
ـ درک اهمیت و اصرار مدیریت عالی بر اصلاح سیستمها و روشها
ـ وجود سازوکارهای لازم برای اصلاح سیستمها و روشها نظیر هیأت دولت و شورای عالی اداری
ـ توجه به مهندسی سیستمها و روشها
ـ برقراری روشهای مدون و منطقی در دستگاههای اجرایی کشور
ـ رفع نارساییها و ابهامات موجود در قوانین و مقررات دستگاههای اجرایی
ـ ضابطهمندکردن عملیات اداری
ـ امکان اطلاعرسانی صحیح و به موقع به خدمتگیرندگان
نقاط ضعف:
ـ مدوننبودن و عدم ضابطهمندی عملیات اداری
ـ فقدان برنامهریزی مدون در زمینه بهبود سیستمها و روشهای انجام کار
ـ کمبود نیروی انسانی متخصص در زمینه سیستمها و روشها
ـ عدم آموزش لازم کارکنان شاغل در واحد سیستمها و روشها
ـ عدم توجه به آشنایی مدیران بر اهمیت و جایگاه بهبود سیستمها و روشها
ـ فقدان توجه به مستندسازی روشهای مورد عمل
ـ فقدان شبکه راهبردی سازوکارهای حماتی ـ پشتیبانیهای تخصصی
ـ عدم همکاری لازم از سوی برخی مدیران و کارکنان در امر اصلاح سیستمها و روشها
ـ کمتوجهی به نقش بهبود روشها و رویههای جاری مورد عمل در جلب رضایت مراجعین و مخاطبین
فرصتها:
ـ تحولطلبی در نهادهای تصمیمگیری و اجرایی
ـ پیشرفت روزافزون در قابلیتهای تکنولوژی اداری
تهدیدها:
ـ حاکمیت ساختارهای غیرهدفمند و غیرمتناسب با تغییرات و مقتضیات (فقدان عقلانیت علمی)
ـ فقدان ساختارها و نظامهای اساسی هماهنگکننده فراقوهای
رویکردهای اصلاح سیستم ها و روشها
اصلاح سیستم ها و روشهای انجام کار به لحاظ ماهیت و نوع عملیاتی که طلب میکند و نیز گستردگی و فراگیری آن لزوماً رویکردی برنامهای با گرایش راهبردی ـ کاربردی در امر سیاستگذاری و برنامهریزی و رویکردی مشارکتی در عملیات و اجرا میباشد.
از اینرو لزوماً میبایستی سیاستها و خطمشیها و ضوابط و اصول کلی آن توسط یک مرکزیت کشوری انجام و هدایت و رهبری گردد و در اجرا نیاز به مشارکت فعال، فراگیر و همه جانبه بخشهای مختلف دولت و تمامی اعضاء و کارکنان بین بخشی و بخشهای داخلی دستگاههای دولتی دارد. لذا رویکردهای زیر پیشنهاد میگردد:
ـ اصلاح فرایند با رویکرد مدیریت کیفیت جامع شامل:
ـ توجه به اصل بهبود مستمر
ـ مشتریمداری و توجه به رضایت مخاطبان
ـ مشارکت همه جانبه کارکنان
ـ یادگیری سازمانی (بعنوان بستر استقرار مدیریت کیفیت جامع مبتنی بر اصول سازمانهای یادگیرنده:
1ـ دورنمای مشترک
2ـ عامل بودن افراد (ویژگیهای فردی)
3ـ یادگیری تیمی
4ـ اصلاح مدلهای ذهنی
5ـ دید سیستمی
اهداف:
ـ افزایش اثربخشی و کارآیی و بهسازی و مدیریت بهرهوری در دستگاههای دولتی
ـ افزایش رضایتمندی در کارکنان مردم
ـ توقف گسترش بیرویه و غیرضرور تشکیلات دولت
ـ ارتقاء سطح پاسخگوی دولت
ـ کاهش هزینههای عمومی (هزینه های مردم و دستگاههای دولتی
ـ کاهش مراکز تصمیمگیر و کنترل در طی فرآیندهای عملیاتی)
ـ افزایش کیفیت
*راهبرد اصلی
ـ بهبود مستمر فرایندها
ـ مهندسی مجدد ساختارها و استانداردهای اداری معطوف به اهداف توسعه
ـ فراگیر کردن فنآوری اطلاعات و مدیریت مناسب و هماهنگ با تحولات جهانی
*راهبردهای اختصاصی:
ـ کاهش مراکز تصمیمگیری و مراحل انجام کار و اعمال کنترل در طی فرآیند
ـ توزیع صحیح اختیار و مسئولیت و تفویض اختیار به واحدهای خارج از مرکز
ـ طراحی مجدد ساختار سازمانی و ایجاد اصلاحات ریشهای از طریق فرآیند کارها
ـ ترویج فرهتگ بهبود فرآیندها در واحدهای اجرایی و بهبود مستمر
ـ ایجاد مبنا و معیار برای اندازهگیری درجه اثربخشی فرایندها
ـ آموزش شیوهها و مهارتهای مستندسازی به کارکنان و انجام فعالیتهای استاندارد شده
ـ بهبود ترکیب نیروی انسانی سازمانها از طریق اصلاح فرآیندها
ـ افزایش توان تخصصی کارکنان در حوزه فعالیت های سازمانی
ـ اصلاح و تعدیل سیستم های زائد در جهت تسهیل فرایندهای عملیاتی
ـ ایجاد زمینهها و بسترهای لازم برای تحول در قوانین و مقررات، دستورالعملها و آئین نامههای مورد عمل.
تحقیق درباره سیستم ها و روشها در قانون
