لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
فرمت فایل word و قابل ویرایش و پرینت
تعداد صفحات: 8
راههای افزایش کارایی
بهزاد جعفری قوشچی Soheil-Behzadyahoo.com""
مدیران همواره سعی دارند با بهره‌گیری از تجارب علمی، کارایی و اثربخشی سازمان را افزایش دهند.بهبود و بازسازی سازمان فرآیندی است که از طریق آن دانش و عملکردهای علوم رفتاری برای کمک به اثربخشی بیشتر، مورد استفاده قرار می‌گیرند.کارایی به‌معنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کاری که انجام شده است.سطح افزایش کارایی مستقیماً به‌دست مدیران سپرده شده است.سازمانهای بزرگ امروزه برای افزایش کارایی اقدام به تاسیس نهادهای دانشگاهی کرده‌اند.جابه‌جایی و گردش شغلی افراد مخصوصاً اگر با ترفیع همراه باشد، می‌تواند بررضایت شغلی و در نهایت افزایش کارایی همراه شود.برای ایجاد محیط کار توانمند، نقش مدیر در سازمان بایستی از چارچوب ذهنی و کنترل به محیط حمایتی تبدیل شود که در آن کلیه کارکنان بتوانند به‌نحو احسن همکاری کنند افزایش کارایی موجب ارتقا بهروری وکمک موثر درنیل به اهداف سازمانی خواهد شد.مقدمه توجه به انسان به‌عنوان بزرگترین سرمایه سازمان و مطالعه رفتار وی، سابقه کوتاهی دارد. رشته علمی جدیدی که دارای نگرش سیستمیک به رفتار انسان در سازمان است و از یافته‌های علوم رفتاری و مطالعات و تجربیات رفتار سازمانی بهره‌گیری می‌کند، عبارت است از بهسازی نیروی انسانی و سازمان که با تلاش و پیگیری بی‌وقفه صاحبنظران مدیریت روبه توسعه و تکامل است. این رشته علمی نوین توانسته است با انجام تغییرات برنامه‌ریزی شده، عوامل انسانی را با محیط خارجی سازگار کند، تعارضات درون سازمانی را از بین ببرد و باایجاد گروههای منسجم و مولد و مشارکت دادن کارکنان در کلیه فعالیتها و تلاشها، بهره‌وری سازمان را به‌نحوی مطلوب افزایش دهد. مدیران از بدو پیدایش سازمان تاکنون همواره برای بهسازی آن تلاش و کوشش بی‌وقفه‌ای به‌عمل آورده‌اند تا با بهره‌گیری از تجارب علمی گذشته و فنون و روشهای علمی حاضر که حاصل پیشرفت نظریه‌های علمی و دستاوردهای مکاتب مدیریت است بتوانند کارایی و اثربخشی سازمان را افزایش دهند. هدف اکثر مکاتب مدیریت افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است. البته تعدادی از آنها به‌سبب نگرش محدود و مفروضاتی که درباره سازمان و انسان دارند نتوانسته‌اند به هدف خود نائل شوند. برای نمونه مکتب کلاسیک با فرض عقلایی - اقتصادی‌بودن انسان استفاده از اصول و کارکرد مدیریت علمی، تبعیت از مدل بوروکراتیک را برای بهسازی و افزایش کارایی سازمان تجویز کرده، به انسان با دید مکانیکی نگریسته، روابط غیررسمی افراد را در محیط کار نفی کرده و اصولاً ساختار سازمان رسمی واجرای بی‌چون وچرای قانون و مقررات را مدنظر قرار داده است. به‌طور کلی «بهبود وبازسازی سازمان» فرایندی است که از طریق آن دانش و عملکردهای علوم رفتاری برای کمک به سازماندهی در دستیابی به اثربخشی بیشتر، از قبیل بهبود شرایط زندگی (بالارفتن رفاه) افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت کالا و خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف از بهبود و بازسازی سازمان بهبود تواناییها و امکانات سازمان برای ارزیابی و حل مشکلات سازمانی است. از سوی دیگر بهبود و بازسازی سازمان برای بهبود کل سیستم، یعنی خود سازمان و بخشهای تابعه آن و ارتباط با محیط پیرامون طراحی می‌گردد.اثربخشی و کارایی اغلب اوقات واژه‌های اثربخشی و کارایی به‌طور مترادف و به‌جای یکدیگر به‌کار برده می‌شوند. لذا جا دارد برای رفع شبهه و اشتباه، شرحی مختصر در مورد اثربخشی داده شود. برداشت اولیه از اثربخشی سازمانی که در دهه 1950 ارائه شده بسیار ساده بود و آن اثربخشی را میزان درک اهداف توسط سازمان می‌دانستند. اما نکته ابهامی در این تعریف وجود داشت و آن اینکه منظور از اهداف، اهداف کوتاه‌مدت یا بلندمدت یا ترکیبی از هر دو است؟ منظور از اهداف، در اثربخشی فعالیتهای سازمانی کدام یک است؟ این نکته زمانی روشن‌تر می‌شود که هدفی را که به تایید اکثر دانشمندان رسیده و آن را شرایط لازم موفقیت سازمانی می‌دانند، مورد توجه قرار دهیم و آن هدف، کسب بقا و حفظ آن است. یکی از تعاریفی که از اثربخشی می‌توان ارائه نمود عبارت است از: «اثربخشی سازمان عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدفهای موردنظر خود نائل می‌آید. اثربخشی یک مفهوم کلی دارد. به‌بیان ساده‌تر اثربخشی را می‌توان «انجام کارهای درست» نامید. واژه کارایی، مفهوم محدودتری دارد و در رابطه با کارهای درون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. کارایی سازمان عبارت است از مقدار منابعی که برای تولید یک واحد محصول به مصرف رسیده است و می‌توان آن را برحسب نسبت مصرف به محصول محاسبه کرد. اگر سازمانی بتواند در مقایسه با سازمان دیگر با صرف مقدار کمتری از منابع به هدف مشخص برسد، می‌گویند که کارایی بیشتری دارد. به‌عبارت دیگر کارایی به‌معنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کار انجام شده است. کارایی که در مهندسی فیزیک راندمان ترجمه شده است، معمولا"به‌جای بهره‌وری نیز به‌کار برده می‌شود. این واژه به‌طور ساده به‌صورت زیر تعریف شده است:واحد درون دادبرون داد مفید = کارایی هزینه عملکردعملکرد(بر حسب تولید یا خدمات) = کارایی‌مفهوم کارایی کارایی درنظر فردریک تیلور (نظریه مدیریت علمی): تیلور هنر مدیریت را به‌عنوان ابزار شکل‌دهنده رابطه بین مدیران و کارگران مورد ملاحظه قرار داد. تیلور عوامل زیر را موجب کارایی بیشتر می‌داند:O تقسیم کار مبتنی بر تخصصی‌کردن وظیفه‌ها؛O کارکنان قدرتمندی که برای موقعیتهای سخت استخدام شده‌اند؛O هماهنگی موثر میان تمام وظیفه‌ها. بااین مفهوم، سازماندهی وسیله‌ای می‌شود برای دستیابی به کارایی بیشتر از طریق کاهش هزینه‌ها. وی برای فرآیند سازماندهی اصولی را ارائه داد که تبعیت از آن را برای مدیران موجب چیرگی آنها بر مشکلات و دستیابی به کارایی هرچه بیشتر می‌دانست که به اصول چهارگانه تئوری مدیریت علمی شهرت یافته است:1 - باید هریک از عناصر کار را به‌طور علمی مورد توجه و تحلیل قرار داد و از استفاده از شیوه عملی و راه تجربی پرهیز کرد؛2 - باید کارگران را به‌روش علمی انتخاب، تربیت و برای سیستم‌هایی پرورش داد که بهترین تناسب را دارند. نباید گذاشت کارگران، خود کار خود را انتخاب و از روشهای خاص خود در انجام کار استفاده کنند.3 - باید در مورد هماهنگی بین مدیرانی که کارها را برنامه‌ریزی می‌کنند و کسانی که آن کارها را انجام می‌دهند تشویق و ترغیب لازم صورت گیرد تا مطمئن شد که تمام کارها طبق اصول پیشرفته علمی انجام می‌شود.4 - باید مسئولیت و کارها بین کسانی تقسیم شوند که برنامه‌ریزی می‌کنند و کسانی که آن کارها را انجام می‌دهند. به‌طور مثال اصل دوم از اصول «فردریک تیلور» تخصص‌گرایی و مهارت کارکنان را مورد تاکید قرار داده و کارکنان آموزش دیده را موجب تولید با کیفیت بهتر و کمیت بیشتر می‌داند و عامل انگیزش را صرفاً براساس مهارت بیشتر و تولید کارایی بیشتر دانسته و در اصل سوم که تشویق و تنبیه را مورد تاکید قرار می‌دهد، پاداش مادی را تنها محرک برای تولید و کارایی بیشتر دانسته است و بدین ترتیب یک تئوری ناقص شناخته می‌شود.مفهوم کارایی در نظریه «هنری گانت» هنری گانت از دانشمندان معاصر با فردریک تیلور است و همکاری نزدیک و مشترکی را نیز با یکدیگر داشته‌اند. نظریات آنها از جنبه‌های مختلف مشابه یکدیگر است، اما تاکید «هنری گانت» بر روی مسائلی چون عناصر انسانی در سازمان بیشتر بوده است. زیرا او به جنبه روانی کار و کارکنان و همچنین به درجه کارایی انفرادی آنها توجه خاصی معطوف داشته است. وی در مورد شناخت ارزش واقعی عناصر انسانی که در پژوهشهای وی دیده می‌شود، به این نتیجه رسیده بود که اثرات انجام کار صحیح در نزد کارکنان حاصل انگیزه‌های خودآگاه درونی آنهاست و معتقد بود که اگر در سازمانها مبادرت به ایجاد کاری جدید گردد بایستی کارگران را به کار جدید گمارد که در آنها انگیزه به کار جدید به‌وجود آید تا بتوانند به‌خاطر دریافت پاداشهای بیشتر تا جایی که امکان دارد کوشش نمایند تا کار را به‌خوبی انجام داده و در کار خود موفقیت کسب کنند. وی احساس کرده بود که این عمل نه‌تنها در انجام کار مورد قبول کارگر قرار می‌گیرد، بلکه برای کارگر هم نیل به موفقیت لذت‌بخش است. به‌طور کلی شناخت و تشخیص انگیزه‌های کارکنان در نزد «هنری گانت» بیشتر از جنبه‌های اقتصادی و مادی سرچشمه گرفته بود. اثرات باارزش «هنری گانت» در مورد ایجاد زمینه شناخت انگیزه‌های کارگران و روحیه آنان با محیط کار برای اولین بار توسط این دانشمند عرضه گردیده است.کارایی در نظریه «هنری دنیسون»: هنری دنیسون یکی از دانشمندان معاصر تیلور است. پژوهشهای این دانشمند در درون مکتب مدیریت علمی اتفاق افتاده است و آن‌را جزء مکتب مدیریت علمی و یا کلاسیک می‌شناسند. اما از جهاتی چند و بسیار مهم برزمینه و مبنأ ریشه‌ای مکتب روابط انسانی یا نئوکلاسیک به‌حساب آورد. زیرا وی اعتقاد داشت تنها تمرکز فکر پژوهشی برروی جنبه‌های مادی صحیح نیست، بلکه بایستی برروی حیات و درون کارگران بیشتر تامل و تعمق کرد زیرا تنها جنبه‌های اقتصادی، تحریک‌کننده کارکنان به کار نیست. وی همچنین اعتقاد داشت که رفتار کارکنان تابعی از انگیزه‌های نامحدود آنهاست و رفتار آنها در محیط کار برروی جنبه‌های فیزیکی و یا مادی محیط اثرگذار نیست.کارایی در نظریه فرانک و لیلیان گیلبرت: فرانک گیلبرت و همسرش دو دانشمند معاصر فردریک تیلور به‌شمار می‌روند. اگرچه از نقطه‌نظر دید پژوهشی تشابه خاصی را با پروژه‌های تحقیقی تیلور پیدا کرده‌اند، اما نظریه آنها در مورد عناصر انسانی همان نظریه «هنری گانت» در مورد روحیه و انگیزش کارکنان است. بدین جهت این دو دانشمند جنبه‌های پژوهشی خود را بیشتر صرف خصوصیت روانی کارگران کرده‌اند و معتقد بودند خلاقیت فکری و توان جسمی کارکنان که حاصل روحیه قوی در جهت ازدیاد تولید است، بستگی مستقیم به کاربرد شیوه‌های علمی و آلت و ابزار مکانیکی کار دارد. بدین‌معنی که تولید پدیده‌ای است که از توانایی، فرصت و خصوصیات متناسب محیط فیزیکی محل کار متاثر می‌گردد و با بررسیهای مداوم در طرز حرکات دست و بدن کارگران و تجزیه و تحلیل این حرکات به‌منظور حذف حرکات زائد، جلوگیری از خسته‌شدن کارگران و افزایش کارایی هر کارگر، رعایت اصل صرفه‌جویی در حرکات را ارائه کند.کارایی در نظریه «ماکس وبر»: بخش عمده نظریه کلاسیک مربوط به سازمان را می‌توان در نوشته‌های «ماکس وبر» یافت. او اولین نظریه جامع در مورد سازمانهای بوروکراتیک را ارائه داد و در واقع «وبر» به‌جای استفاده از سازمان از لغت بوروکراسی استفاده کرد و منظور وی از این کار نظم ایده‌آل برای ساختار رسمی بود. به‌نظر او هرچه سازمان بتواند از لحاظ وظایف مشخص شغلی، نظارت مربوط به هماهنگی، فنون مربوط به کنترل و برنامه رسمی‌تر باشد، در نیل به اهدافش کاراتر خواهد بود. در این نظریه او جنبه‌های غیرانسانی شدن مستتر در دیوانسالاری خود را به‌عنوان یک نقطه ضعف مورد ملاحظه قرار نداده است.کارایی در نظریه رنسیس لیکرت: براساس پژوهشهایی که به‌وسیله این دانشمند صورت پذیرفته است برای اولین بار تلفیق مکاتب مدیریت علمی و روابط انسانی تحت عنوان تئوری ساخت‌گرایان ارائه گردید. بررسیها و کاوشهای این دانشمند درباره انسان و رابطه انگیزش با تولید و کارایی است. لیکرت در پژوهش خود در سال 1947 میلادی رابطه افزایش تولید و کارایی باانگیزش را در چهار سطح مختلف مورد بررسی قرار داد. در نمودار زیر ارتباط هریک از عوامل روحیه و کارایی (تولید) را در شرایط عالی و ضعیف به‌ترتیب زیر نمایان می‌سازد.(نمودار 1)عالی ناحیهD ناحیهB ناحیهC ناحیهA روحیه ضعیف عالی تولید ضعیف‌نمودار 1 - رابطه بین عوامل روحیه و کارایی‌ناحیهA ، مشخص‌کننده سطح روحیه پایین کارکنان و سطح تولید پایین است؛ناحیهB ، مشخص‌کننده واحدهایی است که کارکنان آنها از روحیه نسبتاً عالی برخوردارند؛ناحیهC ، مشخص‌کننده واحدهایی است که تولید نسبتاً خوب، اما کارکنان از روحیه‌ای ضعیف برخوردارند؛
مقاله راههای